Polityka prywatności

1.Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest {{pełna nazwa firmy z CEIDG/KRS}}, {{ulica i numer, kod pocztowy, miejscowość}}, NIP {{NIP}}, REGON {{REGON}} (dalej: „my”).

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych pisz na {{e-mail kontaktowy}}. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych.

Polityka dotyczy strony elifinder.pl, panelu konta i aplikacji EliFinder.

2.Twoje dokumenty zostają na Twoim komputerze

Aplikacja czyta pliki PDF, rozpoznaje tekst w skanach i przeszukuje go lokalnie, na Twoim komputerze. Nie wysyłamy nigdzie:

• Twoich plików;
• ich treści, także tekstu rozpoznanego ze skanów;
• nazw plików i folderów;
• wyszukiwanych fraz i wyników wyszukiwania.

Te informacje nie są danymi, które przetwarzamy: nie mamy do nich dostępu. Zapamiętany tekst przeczytanych plików Aplikacja trzyma w folderze danych programu na Twoim dysku. Usuwasz go razem z Aplikacją albo ręcznie.

3.Jakie dane przetwarzamy i po co

Konto

Adres e-mail, hasło (przechowywane wyłącznie jako skrót kryptograficzny), a przy logowaniu przez Google także identyfikator konta Google, imię i nazwisko z tego konta. Cel: założenie i prowadzenie konta, logowanie. Podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Licencja i komputery

Losowy identyfikator komputera wygenerowany przez Aplikację, nazwa komputera (widoczna w panelu konta, żeby łatwo rozpoznać komputer), nazwa i wersja systemu, wersja Aplikacji, data ostatniego potwierdzenia subskrypcji, adres IP. Cel: potwierdzanie dostępu, w tym w trybie offline. Podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Okres próbny

Informacja, że z danego konta i komputera wykorzystano okres próbny. Cel: zapobieganie wielokrotnemu korzystaniu z okresu próbnego. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Zamówienie i płatności

Adres e-mail, wybrany plan, status subskrypcji, kwoty, daty i identyfikatory płatności, kraj, informacja o zgodzie na natychmiastowe dostarczenie Aplikacji. Od Stripe otrzymujemy też rodzaj karty i jej cztery ostatnie cyfry, ale nie pełne dane karty. Cel: zawarcie i wykonanie umowy, pobieranie płatności, obsługa zmian planu, zwrotów i reklamacji. Podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Faktury

Imię i nazwisko albo nazwa firmy, adres, NIP, adres e-mail, dane transakcji. Cel: wystawienie i przechowywanie faktur, rozliczenia podatkowe. Podstawa: obowiązek prawny wynikający z przepisów o VAT i rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Wiadomości e-mail

Adres e-mail. Cel: wiadomości związane z kontem i subskrypcją: potwierdzenie adresu, kody logowania, reset hasła, potwierdzenie zamówienia, faktury, informacje o zmianach cen i regulaminu. Podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Wiadomości marketingowe wysyłamy tylko za Twoją zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Statystyki odwiedzin

Tylko za zgodą na cookies analityczne: identyfikator z pliku cookie, odwiedzane strony, źródło wejścia, typ urządzenia i przeglądarki, przybliżona lokalizacja z adresu IP. Cel: ulepszanie Strony. Podstawa: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą wycofasz w „Ustawieniach cookies” w stopce.

Kontakt

Adres e-mail i treść wiadomości. Cel: odpowiedź na pytanie, rozpatrzenie reklamacji. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes w obsłudze zapytań (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a przy reklamacjach obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Logi serwera

Adres IP, data i godzina, adres strony, typ przeglądarki. Cel: bezpieczeństwo, wykrywanie nadużyć i błędów. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Aktualizacje

Wersja Aplikacji i systemu, adres IP. Cel: sprawdzenie i pobranie nowej wersji Aplikacji. Podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Dochodzenie roszczeń

Dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4.Komu przekazujemy dane

Nie sprzedajemy danych. Przekazujemy je tylko podmiotom, które pomagają nam świadczyć usługi, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych:

• Vercel Inc. (USA): hosting Strony;
• Stackframe, Inc. (Hexclave, dawniej Stack Auth, USA): logowanie na Stronie;
• Neon Inc. (USA, dane przechowywane w Unii Europejskiej): baza danych kont i licencji;
• {{system do faktur, np. Fakturownia}}: wystawianie i wysyłka faktur;
• {{dostawca wysyłki e-maili, np. Resend}}: wysyłka wiadomości e-mail;
• Cloudflare, Inc. (USA): pobieranie Aplikacji i aktualizacji;
• biuru rachunkowemu i doradcom prawnym, w zakresie potrzebnym do ich pracy.

Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irlandia) obsługuje płatności. Część danych przetwarza w naszym imieniu, a część jako odrębny administrator, np. w celu zapobiegania oszustwom i wypełniania obowiązków prawnych operatora płatności. Szczegóły w polityce prywatności Stripe.

Google przetwarza dane jako odrębny administrator, jeśli logujesz się kontem Google.

Google Ireland Limited (Google Analytics): statystyki odwiedzin, tylko za Twoją zgodą na cookies analityczne.

Faktury dla firm przesyłamy do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) prowadzonego przez Ministra Finansów. Dane możemy też przekazać innym organom publicznym, gdy wymaga tego prawo.

5.Przekazywanie danych poza EOG

Część naszych dostawców albo ich podwykonawców ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych. Dane trafiają tam na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (podmioty certyfikowane w ramach EU–US Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską.

Kopię zabezpieczeń możesz uzyskać, pisząc na {{e-mail kontaktowy}}.

6.Jak długo przechowujemy dane

Konto i licencja

Do usunięcia konta. Kopie zapasowe są nadpisywane w ciągu 30 dni.

Okres próbny

Do 12 miesięcy po usunięciu konta, w formie skrótu kryptograficznego identyfikatora komputera i adresu e-mail.

Faktury i dane rozliczeniowe

5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Zamówienia i zgody

Do upływu terminu przedawnienia roszczeń z umowy.

Korespondencja i reklamacje

Do 3 lat od zakończenia sprawy.

Logi serwera

Do 30 dni.

Dłużej przechowujemy dane tylko wtedy, gdy są potrzebne do dochodzenia lub obrony roszczeń, do czasu ich przedawnienia.

7.Twoje prawa

Masz prawo:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przeniesienia danych, które od Ciebie otrzymaliśmy;
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
• wycofania zgody w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

Żeby skorzystać z tych praw, napisz na {{e-mail kontaktowy}}. Odpowiemy w ciągu miesiąca. W wyjątkowych przypadkach termin może się wydłużyć o kolejne 2 miesiące, o czym Cię poinformujemy.

Danych, które musimy przechowywać z mocy prawa (np. faktur), nie usuniemy przed upływem wymaganego okresu.

Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

8.Czy musisz podać dane

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail nie założysz konta, a bez danych płatności i danych do faktury nie zrealizujemy zamówienia.

9.Profilowanie

Nie profilujemy Cię i nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Stripe może automatycznie oceniać ryzyko oszustwa przy płatności, na zasadach opisanych w swojej polityce prywatności.

10.Bezpieczeństwo

Stosujemy środki odpowiednie do ryzyka: szyfrowane połączenia (TLS), hasła przechowywane wyłącznie jako skróty kryptograficzne, podpisane cyfrowo tokeny licencji przechowywane w Aplikacji w postaci zaszyfrowanej oraz dostęp do danych ograniczony do niezbędnych osób. Danych kart nie przechowujemy: obsługuje je Stripe, certyfikowany zgodnie ze standardem PCI DSS.

11.Pliki cookies

Jakich plików cookies używamy i jak nimi zarządzać, opisuje Polityka cookies.

12.Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się przepisy, nasi dostawcy albo sposób przetwarzania danych. O istotnych zmianach poinformujemy Cię e-mailem. Data ostatniej aktualizacji jest podana na górze tej strony.